Esse tema é polêmico, afinal de contas, até relativamente pouco tempo atrás, as impressoras e multifuncionais com interface de rede eram raras, levando a maioria dos gestores de TI a optarem por dispositivos locais, ligados ao computador e, as vezes, ao coração de quem o usava.
Digo coração pois o usuário que tinha uma impressora local costuma chamá-la de sua, do mesmo modo que fazemos com os computadores que a empresa coloca a nossa disposição.
Quando se trata de um computador, até podemos considerar que ele guarda informações que dizem respeito apenas ao seu usuário comum e, no máximo, à empresa onde trabalha.
Agora, quando falamos de impressoras, o assunto é diferente, ela não guarda nada (exeto quando é um multifuncional, e o usuário esquece de tirar o original do vidro de cópias do equipamento).
Estamos acostumados, ainda, a ter a comodidade de possuir uma impressora a disposição, sobre nossa mesa, a distância de levantar o braço para pegar os documentos impressos, sem nos preocupar se aquele recurso é bem utilizado, se a tinta está secando por falta de uso, se poderíamos compartilhar aquele dispositivo com outro usuário, etc.
Controle ? Que nada!
Queremos mesmo é poder imprimir de tudo, quantas cópias se fizerem necessárias, mesmo que tenhamos que imprimir 20 cópias para revisão antes de conseguirmos a versão final, sem erros de ortografia.
Por tudo isso, quando a empresa fala em reduzir custos de impressão e centralizar os dispositivos, permitindo que vários funcionários compartilhem um único equipamento, dá-se início a uma verdadeira guerra. Ninguém abre mão de ter a impressora pertinho de si, ninguém leva em conta os benefícios que esse processo traz.
Em um ambiente centralizado, a primeira vantagem notada é a melhoria tecnológica dos equipamentos, uma vez que a quantidade será reduzida, os recursos podem ser aplicados na compra de equipamentos mais avançados.
Outro ponto é que a assistência técnica e tempo de resposta em caso de pane são obrigatóriamente melhorados, uma vez que cada equipamento passa a atender maior número de usuários, maior a necessidade de mantê-lo ativo e funcional.
A perda de suprimentos, bem como o custo unitário, diminuem significantemente, já que as compras são feitas em maior volume por modelo, e a rotatividade desses insumos é maior, praticamente eliminando perdas por ressecamento de cartuchos.
Em um ambiente padrão, a substituição de impressoras locais dos usuários por impressoras centralizadas, gera facilmente uma economia de cerca de 30%, apenas em custo direto, sem contar despesas de assistência técnica, alocação de mão de obra própria, etc.Há também que se falar no ponto mais delicado desse assunto: O controle dos trabalhos de impressão realizados.
Uma vez instituido o ambiente de impressão centralizado, podemos começar a definir políticas de uso dos dispositivos. Essas políticas vão desde a simples permissão ou negação de uso de um determinado dispositivo, até a definição de horários, recursos como cor, economia forçada pela obrigatoriedade de uso de duplex (frente e verso), diminuição de filas geradas por uso indevido como envio de trabalhos em tamanho de papel inexistente, entre outros.
Além disso, pode-se gerar relatórios de uso dos recursos por usuário, centro de custo, dispositivos, etc, garantindo que os administradores saibam exatamente onde estão seus gastos.
Controles mais simples podem ser obtidos através de políticas de sistema operacional, controles mais avançados, ou mesmo controle sem uso de sistema operacional servidor de impressão, podem ser obtidos através de diversos softwares de contabilização disponíveis no mercado, dos quais destaco n-Billing, PaperCUT, PCOUNTER, PAS e outros (se alguém quiser enviar sugestões, por favor, coloque-as em comentário).
Em breve, farei novas publicações detalhando um pouco mais os processos de centralização.
