Neste post não tratarei de outsourcing, que deixarei para uma próxima oportunidade, mas apenas da centralização do parque de impressoras.
A primeira providência que devemos tomar antes de iniciar um projeto de centralização de equipamentos, é identificar qual o cenário atual do parque de impressão na companhia.
Quais os modelos de impressoras, idade delas, quantidade de insumos consumida mensalmente, intervenções técnicas, gastos com manutenção, tempo médio que a impressora permaneceu fora de serviço, e tudo mais que se puder levantar.
Essas informações serão a diretriz básica para a elaboração de uma planta de impressoras mais adequada às necessidades reais.
Qual a melhor forma de obter essas informações?
Com certeza, o usuário não saberá lhe informar grandes coisas, a informação mais comum em um levantamento com usuários é: “Uso muito”, “Uso pouco”, “Uso mais ou menos”, sem que haja qualquer parâmetro para mensurar essas grandezas. Nem por isso deixe de consultá-los, por dois motivos: Para se sentirem motivados e participantes do processo e porque, dentre muitos, algum usuário pode lhe informar sobre uma situação crucial como, por exemplo, a necessidade de uso de postscript, pcl, qualidade de imagens, etc.
Outra fonte de informações será seu departamento de compras, almoxarifado, ou qualquer um que possa lhe informar sobre a demanda dos insumos para impressão.
Não deixe de procurar, também, seu profissional de TI (caso você não seja ele), pois alguns processos automáticos caem no esquecimento do ususário comum, como a emissão de notas fiscais e relatórios em grandes ERPs.
Entretanto, a ajuda mais confiável que você pode ter, é de um sistema de contabilização de impressões qualquer.
Existem alguns sistemas que são gratuitos para um número pequeno de usuários, outros são shareware, e você pode também entrar em contato com alguma empresa especializada no assunto.
Essas aplicações, devidamente instaladas, configuradas e mantidas, lhe darão uma visão muito boa do que está ocorrendo em termos de impressão.
Nesse instante, elabore uma planilha eletrônica, com as seguintes colunas:
Departamento;Usuário;Impressora(modelo);volume mensal(páginas impressas);cartuchos consumidos;tempo parada para manutenção;Observações gerais como equipamento multifuncional e/ou Usada para fax, etc.
O próximo passo será analisar as informações obtidas, a fim de identificar itens ociosos, trabalhos desnecessários, melhorias tecnológicas necessárias e tudo o mais que você consiga visualizar, de maneira que possa reconstruir os processos de maneira a aproveitar melhor os recursos de impressão.
Agora, você deverá verificar qual o melhor ponto de equilíbrio da relação QUANTIDADE DE EQUIPAMENTOS x DISTRIBUIÇÃO FÍSICA x ACESSO DOS USUÁRIOS, analisando qual a demanda total por departamento e decidindo se cada departamento terá o seu equipamento, ou alguns departamentos utilizarão uma determinada impressora, e assim por diante. Essa relação deverá acompanhar também a velocidade de impressão dos dispositivos que se pretende adquirir, bem como seu ciclo ideal de produção mensal (cada fabricante/modelo terá suas próprias especificações).
Nesse instante você pode estar preocupado com a reação de seus usuários, ao saberem que terão que dividir a impressora com outros departamentos. Bom, aqui vão alguns argumentos interessantes:
Confidencialidade: Usuários se preocupam que outros verão seus documentos.
Muitas impressoras possuem a opção de impressão confidencial. No momento da impressão, na tela de impressão, você informa uma senha, que será solicitada na impressora antes de liberar o documento.
Melhoria tecnológica: Cada departamento quer ter a sua impressora.
Compartilhando equipamentos você poderá trocar uma impressora monocromática para cada departamento, por uma colorida e uma mono para serem usadas por dois ou três departamentos.
Disponibilidade total de recursos de impressão:
Como as impressoras estarão disponíveis na rede, em caso de pane de um dispositivo, o usuário pode escolher uma nova impressora apenas com um clique, sem precisar transportar arquivos, trocar de estação, etc. Esse processo pode ser automático. Com o uso de alguns softwares, o usuário apenas é informado que seu trabalho foi redirecionado da impressora A para a impressora B.
Com esses argumentos para os usuários, chegou a hora de arqumentar com a direção da empresa, pois, sem dúvida, esse processo terá custos de implantação:
Controle de impressões realizadas:
Com softwares de contabilização de impressões, você terá o controle das impressões em tempo real. Quem imprimiu, quanto, quando, uso de duplex (frente e verso), impressões coloridas, etc.
Atualização tecnológica:
Algumas multifuncionais possuem recuros de fax, eliminando a necessidade de modem nas estações, a necessidade de imprimir o original para enviar o fax por um aparelho comum, além da prórpia necessidade de manutenção dos apararelhos de fax, reduzindo assim custos de impressão e equipamentos.
Por fim, antes de dar andamento em seu projeto, avalie os espaços físicos onde pretende instalar sua nova planta de impressão.
Eles possuem a infraestrutura necessária ? Redes elétrica, de dados e voz serão necessárias para acomodá-los, além da própria acessibilidade (já vi impressoras atrás de colunas, inacessíveis aos mais gordinhos).
Boa sorte.
De configuração extremamente simples, com drivers disponíveis na instalação padrão do Windows Vista Ultimate (ou seja, você não precisa nem do CD de drivers dela para instalá-la nesse sistema operacional), esse dispositivo permite gerenciamento via servidor web interno, no qual é possível até enviar notificações de uso de consumíveis (toner), alertas do dispositivo (erros, tampas abertas,etc) e outros, garantindo assim uma melhor atuação na disponibilidade do equipamento.
Continuando a seqüência de posts, vamos falar de um assunto que muita gente esquece na hora de definir uma estrutura de TI, mas que, depois, causa grandes confusões: A escolha dos periféricos que participarão da rede.
