MeiraGoncalves ponto com

Neste post não tratarei de outsourcing, que deixarei para uma próxima oportunidade, mas apenas da centralização do parque de impressoras. 

A primeira providência que devemos tomar antes de iniciar um projeto de centralização de equipamentos, é identificar qual o cenário atual do parque de impressão na companhia.
Quais os modelos de impressoras, idade delas, quantidade de insumos consumida mensalmente, intervenções técnicas, gastos com manutenção, tempo médio que a impressora permaneceu fora de serviço, e tudo mais que se puder levantar.
Essas informações serão a diretriz básica para a elaboração de uma planta de impressoras mais adequada às necessidades reais.
Qual a melhor forma de obter essas informações?
Com certeza, o usuário não saberá lhe informar grandes coisas, a informação mais comum em um levantamento com usuários é: “Uso muito”, “Uso pouco”, “Uso mais ou menos”, sem que haja qualquer parâmetro para mensurar essas grandezas. Nem por isso deixe de consultá-los, por dois motivos: Para se sentirem motivados e participantes do processo e porque, dentre muitos, algum usuário pode lhe informar sobre uma situação crucial como, por exemplo, a necessidade de uso de postscript, pcl, qualidade de imagens, etc.
Outra fonte de informações será seu departamento de compras, almoxarifado, ou qualquer um que possa lhe informar sobre a demanda dos insumos para impressão.
Não deixe de procurar, também, seu profissional de TI (caso você não seja ele), pois alguns processos automáticos caem no esquecimento do ususário comum, como a emissão de notas fiscais e relatórios em grandes ERPs.
Entretanto, a ajuda mais confiável que você pode ter, é de um sistema de contabilização de impressões qualquer.
Existem alguns sistemas que são gratuitos para um número pequeno de usuários, outros são shareware, e você pode também entrar em contato com alguma empresa especializada no assunto.
Essas aplicações, devidamente instaladas, configuradas e mantidas, lhe darão uma visão muito boa do que está ocorrendo em termos de impressão.
Nesse instante, elabore uma planilha eletrônica, com as seguintes colunas:
Departamento;Usuário;Impressora(modelo);volume mensal(páginas impressas);cartuchos consumidos;tempo parada para manutenção;Observações gerais como equipamento multifuncional e/ou Usada para fax, etc.

O próximo passo será analisar as informações obtidas, a fim de identificar itens ociosos, trabalhos desnecessários, melhorias tecnológicas necessárias e tudo o mais que você consiga visualizar, de maneira que possa reconstruir os processos de maneira a aproveitar melhor os recursos de impressão.

Agora, você deverá verificar qual o melhor ponto de equilíbrio da relação QUANTIDADE DE EQUIPAMENTOS x DISTRIBUIÇÃO FÍSICA x ACESSO DOS USUÁRIOS, analisando qual a demanda total por departamento e decidindo se cada departamento terá o seu equipamento, ou alguns departamentos utilizarão uma determinada impressora, e assim por diante. Essa relação deverá acompanhar também a velocidade de impressão dos dispositivos que se pretende adquirir, bem como seu ciclo ideal de produção mensal (cada fabricante/modelo terá suas próprias especificações).

Nesse instante você pode estar preocupado com a reação de seus usuários, ao saberem que terão que dividir a impressora com outros departamentos. Bom, aqui vão alguns argumentos interessantes:

Confidencialidade: Usuários se preocupam que outros verão seus documentos.
Muitas impressoras possuem a opção de impressão confidencial. No momento da impressão, na tela de impressão, você informa uma senha, que será solicitada na impressora antes de liberar o documento.

Melhoria tecnológica: Cada departamento quer ter a sua impressora.
Compartilhando equipamentos você poderá trocar uma impressora monocromática para cada departamento, por uma colorida e uma mono para serem usadas por dois ou três departamentos.

Disponibilidade total de recursos de impressão:
Como as impressoras estarão disponíveis na rede, em caso de pane de um dispositivo, o usuário pode escolher uma nova impressora apenas com um clique, sem precisar transportar arquivos, trocar de estação, etc. Esse processo pode ser automático. Com o uso de alguns softwares, o usuário apenas é informado que seu trabalho foi redirecionado da impressora A para a impressora B.

 Com esses argumentos para os usuários, chegou a hora de arqumentar com a direção da empresa, pois, sem dúvida, esse processo terá custos de implantação:

Controle de impressões realizadas:
Com softwares de contabilização de impressões, você terá o controle das impressões em tempo real. Quem imprimiu, quanto, quando, uso de duplex (frente e verso), impressões coloridas, etc.

Atualização tecnológica:
Algumas multifuncionais possuem recuros de fax, eliminando a necessidade de modem nas estações,  a necessidade de imprimir o original para enviar o fax por um aparelho comum, além da prórpia necessidade de manutenção dos apararelhos de fax, reduzindo assim custos de impressão e equipamentos.

Por fim, antes de dar andamento em seu projeto, avalie os espaços físicos onde pretende instalar sua nova planta de impressão.
Eles possuem a infraestrutura necessária ? Redes elétrica, de dados e voz serão necessárias para acomodá-los, além da própria acessibilidade (já vi impressoras atrás de colunas, inacessíveis aos mais gordinhos).

Boa sorte.

Conforme havia postado, há uma enorme carência no mercado de sistemas de gerenciamento voltado a empresas que trabalham com outsourcing de impressão.

Até hoje, apenas uma empresa me apresentou uma ferramenta pronta, mas que não adere totalmente às minhnas necessidades que, acredito, não sejam tão extravagantes assim.

Com base nisso, ao longo de alguns anos, aproveitei a existência do ERP PROTHEUS, da MICROSIGA, e realizei customizações – Pra falar a verdade, desenvolvi estruturas totalmente novas – que me permitissem controlar os detalhes da operação.

A idéia da customização foi criar uma amarração entre vários clientes, contratos, equipamentos e – uma inovação – objetos de cobrança. No lugar de fixar os itens de cobrança de cada dispositivo (colorido/mono/scanner/etc), desenvolvi uma estrutura que deixa o operador livre para criar e vincular os itens que serão cobrados, dessa forma consegui flexibilizar a própria estrutura de vendas, permitindo ao GN negociar qualquer item cujo valor seja registrado pelos equipamentos.

Também precisei desenvolver formas de agrupamento de contrato que permite, entre outros, que um contrato seja fechado em nome de um grupo, mas que as faturas sejam emitidas para cada unidade, até permitindo que seja negociada uma franquia e volume para o grupo, mantendo a cobrança para as unidades.

Seguem algumas telas que exemplificam a customização:

Aqui, o controle geral do contrato:

Tela com informações gerais do contrato: Informações financeiras:

Contatos: Equipamentos alocados: Recursos de cobrança:

Vinculos entre contratos:

Aqui, a apuração de dados para leitura:

Tela do registro de leitura: Facilidade importação:

Emissão da fatura:

Com essas customizações, foi possível controlar praticamente qualquer modalidade de contrato, inclusive gerando estatísticas de consumo por cliente e/ou equipamento, amarração com assistência técnica,etc.

Como disse, essa é uma customização sobre um ERP já existente na companhia, você não encontrará disponível no mercado.

Aguardem a publicação do primeiro (e único até agora) sistema pronto e comercializável, ao qual fui apresentando algunas dias atrás.

Caso queira maiores informações, por favor, deixe seu comentário no post.

Esse tema é polêmico, afinal de contas, até relativamente pouco tempo atrás, as impressoras e multifuncionais com interface de rede eram raras, levando a maioria dos gestores de TI a optarem por dispositivos locais, ligados ao computador e, as vezes, ao coração de quem o usava.
Digo coração pois o usuário que tinha uma impressora local costuma chamá-la de sua, do mesmo modo que fazemos com os computadores que a empresa coloca a nossa disposição.
Quando se trata de um computador, até podemos considerar que ele guarda informações que dizem respeito apenas ao seu usuário comum e, no máximo, à empresa onde trabalha.
Agora, quando falamos de impressoras, o assunto é diferente, ela não guarda nada (exeto quando é um multifuncional, e o usuário esquece de tirar o original do vidro de cópias do equipamento).

Estamos acostumados, ainda, a ter a comodidade de possuir uma impressora a disposição, sobre nossa mesa, a distância de levantar o braço para pegar os documentos impressos, sem nos preocupar se aquele recurso é bem utilizado, se a tinta está secando por falta de uso, se poderíamos compartilhar aquele dispositivo com outro usuário, etc.
Controle ? Que nada!
Queremos mesmo é poder imprimir de tudo, quantas cópias se fizerem necessárias, mesmo que tenhamos que imprimir 20 cópias para revisão antes de conseguirmos a versão final, sem erros de ortografia.

Por tudo isso, quando a empresa fala em reduzir custos de impressão e centralizar os dispositivos, permitindo que vários funcionários compartilhem um único equipamento, dá-se início a uma verdadeira guerra. Ninguém abre mão de ter a impressora pertinho de si, ninguém leva em conta os benefícios que esse processo traz.

Em um ambiente centralizado, a primeira vantagem notada é a melhoria tecnológica dos equipamentos, uma vez que a quantidade será reduzida, os recursos podem ser aplicados na compra de equipamentos mais avançados.
Outro ponto é que a assistência técnica e tempo de resposta em caso de pane são obrigatóriamente melhorados, uma vez que cada equipamento passa a atender maior número de usuários, maior a necessidade de mantê-lo ativo e funcional.
A perda de suprimentos, bem como o custo unitário, diminuem significantemente, já que as compras são feitas em maior volume por modelo, e a rotatividade desses insumos é maior, praticamente eliminando perdas por ressecamento de cartuchos.
Em um ambiente padrão, a substituição de impressoras locais dos usuários por impressoras centralizadas, gera facilmente uma economia de cerca de 30%, apenas em custo direto, sem contar despesas de assistência técnica, alocação de mão de obra própria, etc.Há também que se falar no ponto mais delicado desse assunto: O controle dos trabalhos de impressão realizados.
Uma vez instituido o ambiente de impressão centralizado, podemos começar a definir políticas de uso dos dispositivos. Essas políticas vão desde a simples permissão ou negação de uso de um determinado dispositivo, até a definição de horários, recursos como cor, economia forçada pela obrigatoriedade de uso de duplex (frente e verso), diminuição de filas geradas por uso indevido como envio de trabalhos em tamanho de papel inexistente, entre outros.
Além disso, pode-se gerar relatórios de uso dos recursos por usuário, centro de custo, dispositivos, etc, garantindo que os administradores saibam exatamente onde estão seus gastos.

Controles mais simples podem ser obtidos através de políticas de sistema operacional, controles mais avançados, ou mesmo controle sem uso de sistema operacional servidor de impressão, podem ser obtidos através de diversos softwares de contabilização disponíveis no mercado, dos quais destaco n-Billing, PaperCUT, PCOUNTER, PAS e outros (se alguém quiser enviar sugestões, por favor, coloque-as em comentário).

Em breve, farei novas publicações detalhando um pouco mais os processos de centralização.

Pela extrema falta de sistemas de gerenciamento especializados em empresas de outsourcing de impressão, farei alguns comentários sobre o tema.

Começo pela minha experiência: Trabalho há mais de seis anos em uma empresa desse ramo.
Minha vinda para a companhia foi motivada justamente pela falta de um sistema que fizesse o registro de numeradores de copiadoras e duplicadores, calculasse custos, descontos, preços por faixa de utilização, entre outros.
Há cerca de 8 anos, contratado como consultor apenas para desenvolver esse mecanismo, usei minha experiência em DELPHI e iniciei o projeto.
Após algum tempo, fui convidado a atuar como analista de TI efetivo da empesa.
Foi aí que comecei a interagir mais com as atividades e conheci o SIGA ADVANCED, da MICROSIGA, que era o ERP então utilizado.
Esse ERP (não vou entrar em detalhes), principalmente nas versões PROTHEUS (que sucederam o ADV), possui uma interface excelente para customizações compiláveis.
Assim sendo, refiz o código do sistema de controle em ADVPL e, juntamente com algumas customizações de banco de dados, geraram uma excelente ferramenta para o controle desejado, com a vantagem de ter toda a aplicação agregada ao faturamento, estoque, atendimento técnico, etc, etc,etc.
Depois de 4 anos (devido às diversas mudanças na forma de operação da empresa) o sistema atingiu uma estabilidade e aderência muito boas, permitindo controlar os mais complicados casos de contratos, com franquias simples ou distribuidas, contratos com múltiplos cnpjs para faturamento (com franquia distribuída entre eles), cobrança rateada de uso de impressões acima da franquia, composição de preços por faixa de impressão individual ou total, agregação de numeradores para “infinitos” itens de cobrança (monocor, colorida, scanner, fax, papel, etc, etc, etc).
Mas, o tempo passou, assumi outras funções na empresa (hoje gerencio todo o atendimento de TI, interno e externo), e não tenho mais tempo de me dedicar ao desenvolvimento.
Sendo assim, resolvi procurar soluções prontas que me atendessem.

Infelizmente, tenho tido uma enorme dificuldade em encontrar soluções que, ao menos numa conversa inicial, atendam minhas necessidades.

A partir de hoje, como disse anteriormente, farei posts sempre que tiver notícias de sistemas para esse ramo, comentando minhas avaliações.