Controle de gastos com impressão
Quanto você, gerente de departamento, gasta com trabalhos de impressão em seu centro de custo ?
Seus usuários aproveitam os recursos de duplex (frente e verso) e multi UP (mais de uma página por face do papel, usando redimensionamento da imagem) ?
Seus usuários são avisados sobre os volumes de impressão que já imprimiram no mês corrente ?
Tem gente imprimindo trabalhos P&B em impressoras coloridas, e imprimindo relatórios para, depois, transmitir via fax ?
Muitos gerentes conseguiriam, com muito trabalho, levantar a informação de qual seu gasto mensal em cartuchos de impressoras e consumo de caixas de papel, porém, seria impossível saber um pouco mais de detalhes, do tipo: Esse papel está sendo usado para impressão mesmo, ou, para cada cartucho requisitado, 4 caixas de papel foram usadas ?
Com o aumento do uso de computadores nos escritórios, aumento do volume de informação que chega todo dia, acúmulo de tarefas e a própria melhoria tecnológica das impressoras, começamos também a gastar um volume considerável de dinheiro em trabalhos de impressão.
Em meados dos anos 90, lembro-me que algumas pessoas previam que a impressão de documentos estava com os dias contados.
Hoje, pelo contrário, cada vez geramos mais e mais montanhas de papel impresso, muitas vezes nem sabemos o motivo da impressão, mas o CTRL+P é irresistível.
Também, trazemos (ou os mais novos que herdaram) a facilidade antiga de possuir uma impressora local, de mesa, conectada diretamente a nossos PCs. E ai daquele que sugerir tirar a impressora de nós!!!
Bom, por tudo isso, existem softwares que ajudam no controle de trabalhos de impressão executados.
Desde simples relatórios de uso, com volume, descrição dos trabalhos e identificação do usuário, até atribuição de cotas que impedem as impressões acima de um determinado volume, passando por controles que redirecionam trabalhos automaticamente, por exemplo, desviando uma impressão P&B, que foi enviada para uma impressora COLOR, para uma impressora com o custo/página menor.
Esses softwares também possuem a opção de interagir com o usuário antes de liberar uma impressão, trazendo janelas POP UP informando o volume (ou valor) gasto até o momento, exigindo autenticação, impedindo trabalhos com quantidade muito grande de páginas, e por aí vai.
A instalação desses softwares é relativamente simples, e exigem poucos recursos dos computadores.
Alguns deles devem ser instalados obrigatóriamente em servidores de impressão, e todos os usuários devem capturar as filas nesse servidor, outros permitem a instalação direta em cada estação de trabalho, monitorando assim as impressoras independente de qual estação tenha executado o trabalho.
Os mais usados em terras tupiniquins são o brazuca n-billing (www.n-billing.com), o Pcounter 
(www.andtechnologies.com), o PaperCUT (www.papercut.biz) e o EQUITRAC PAS (www.equitrac.com / www.metrics.com – os sites são esses mas, no momento em que escrevia este post, estavam fora do ar).
Existem algumas soluções criadas pelos próprios fabricantes de impressoras, como o LDSS – Lexmark Document Solution Suite, que permite diversas operações com impressoras desse fabricante, desde a criação de formulários eletrônicos para tratamento de dados variáveis, até controle e contabilização de cópias feitas em multifuncionais como as X646 (que permite autenticação no AD ou outro servidor de usuários).
Enfim, controlar os gastos com impressão é possível, mas passa por uma necessidade de mudança de paradigmas. Não se trata de fazer um BIG BROTHER sobre a vida de cada usuário, mas sim de nos conscientizar, através do controle, para que evitemos o disperdício e poupemos também nossas árvores e nosso futuro.